Félicitations! Prendre la décision d'offrir à vos membres, à votre clientèle ou à votre communauté un nouveau moyen plus efficace de participer à vos activités, c’est une belle réussite! La mise en place d'une nouvelle plateforme, en plus de l'apprentissage qu'elle nécessite et de l'image de marque qu'elle véhicule, est un défi excitant. Sans compter que la formation de votre personnel est un projet à part entière.
Mais bonne nouvelle! L'équipe des services clients d'Amilia a pour mission de s'assurer que tous nos nouveaux clients ont accès à la formation dont ils ont besoin pour une configuration réussie de SmartRec™. Continuez à lire cet article pour mieux comprendre les détails, en compagnie de Lisa LeBrun, Directrice des services clients, et de Karen Rahal, Coordinatrice de la gestion de projet et du changement, qui font partie de l'équipe qui sera là pour vous à chaque étape du processus!
L'équipe des services clients, composée de huit Amilien·ne·s, est l'une des principales ressources dont vous disposez en rejoignant la famille de SmartRec et d'Amilia. « Considérez notre équipe comme des consultant·e·s, qui sont là pour vous guider dans les premières étapes de la mise en place de SmartRec dans votre organisme, » dit Lisa. L'équipe des services clients est également composée de spécialistes de la formation, et comme le dit Karen, « chaque membre de l'équipe des services clients est passionné par le partage des connaissances et tient à encourager l'apprentissage et à bâtir de belles relations. »
Maintenant que vous connaissez un peu l'équipe des services clients, voici un aperçu du processus :
La dernière étape avant de signer votre contrat avec Amila consiste à évaluer les besoins de votre organisme en matière de formation et d'implémentation. Votre responsable de compte Amilia vous aidera à faire cette évaluation pour guider votre réussite. « Chaque organisme se voit recommander une formule, et c'est à vous de choisir ce qui correspond à vos besoins et à votre budget, » dit Karen. Ces forfaits peuvent inclure des heures de consultation, des formations en direct, des conseils sur les meilleures pratiques et même une assistance pour la configuration de certains modules.
Lorsque vous êtes prêt·e à passer à l'implémentation, votre spécialiste de l'implémentation (votre personne de contact principale chez Amilia) vous invitera à prendre rendez-vous pour découvrir les modules relatifs à vos activités quotidiennes. C'est là que l'équipe des services clients apprend les particularités du fonctionnement de votre entreprise ou organisme. Lisa et Karen sont d'accord, « le plus important au début du processus d'implémentation est de comprendre ce dont vous, en tant que client·e, avez besoin pour vos opérations quotidiennes et comment ces particularités s'intégreront dans le plan de formation que vous avez choisi. »
Le but est d'optimiser le temps que vous passez avec l'équipe des services clients en veillant à ce que vos besoins s'intègrent dans le plan de formation de manière à ce que vous soyez en mesure d'effectuer votre propre configuration du système. Une fois que vous aurez établi votre plan de formation, l'équipe sera là pour vous aider jusqu’au lancement et vous présentera ensuite l'équipe du service à la clientèle, qui vous soutiendra tout au long du reste de votre parcours.
Selon Karen, l'un des principaux objectifs de l'équipe des services clients est de « vous aider à configurer les outils de votre entreprise de manière à ce qu'ils vous permettent d'atteindre vos objectifs, et ce à long terme. » Cela signifie que, si vous prévoyez le développement de votre gamme de programmes, l'équipe des services clients vous encourage à configurer vos activités dans SmartRec de manière à soutenir cette croissance. Elle ajoute qu'une intégration réussie donne également aux nouveaux clients l'impression que « tout est aussi automatisé et simple que possible. »
Pour Lisa, un autre indicateur de succès est que vous « utilisez la plateforme en toute autonomie, que nous vous avons permis de la maîtriser à un point tel que vous sentez ne pas avoir besoin de notre aide pour accomplir vos tâches quotidiennes sur la plateforme » et que vous pourriez assurer vous-même la formation des nouveaux utilisateurs.
L'équipe des services clients d'Amilia veut que votre expérience pendant l’intégration de SmartRec soit aussi formidable que possible! Voici quelques exemples de la façon dont nous assurons cette réussite :
Nous vous aidons à vous familiariser avec le logiciel : Que vous ayez une grande expérience avec ce type de plateforme ou qu'il s'agisse de votre première aventure dans le monde du commerce électronique, cette équipe a pour mission de vous aider à être à l'aise dans ce nouvel environnement.
Nous vous encourageons à vous amuser tout en apprenant : Lisa et l'équipe savent que le plaisir favorise l'apprentissage et l'engagement durant le processus de formation. « L'équipe fait de son mieux pour rendre la formation amusante tout au long du processus, » déclare Lisa.
Nous vous aidons à établir de bonnes relations : Karen affirme que lorsque vous collaborez avec l'équipe des services clients, vous pouvez réellement vous attendre à établir des « relations positives et durables » avec les Amilien·ne·s avec qui vous travaillez. C'est une partie importante du processus, car la confiance et la bonne communication permettront une transition en douceur pour votre organisme. Préparez-vous à recevoir de nouvelles invitations sur LinkedIn!
La découverte de nouvelles compétences : Que vous soyez très à l'aise avec les technologies numériques ou totalement novice en matière de logiciels, vous découvrirez certainement de nouvelles compétences au cours du processus d'implémentation.
Préparez votre personnel à se montrer ouvert au changement, car l'utilisation d'un nouveau logiciel peut nécessiter des modifications de vos processus actuels.
Prévoyez de consacrer du temps à la formation et à la configuration. La durée de l'implémentation peut varier et sera adaptée à vos besoins et à la taille de votre organisme.
Ayez la confiance nécessaire pour que vous et votre équipe appreniez à maîtriser le logiciel afin de pouvoir automatiser vos processus de manière autonome.
Désignez un·e champion·ne, soit vous ou un membre de votre équipe, pour diriger le processus et être la personne de contact principale pour l'équipe du service à la clientèle.
Gardez en tête que le changement est toujours une aventure, mais que la transition vers SmartRec sera gagnante!
Service à la clientèle : support@amilia.com
Au final, nous souhaitons que vous disposiez de toutes les connaissances nécessaires pour réussir votre intégration de SmartRec afin que votre organisme puisse atteindre tous ses objectifs! Nous nous engageons à vous soutenir même après le processus d'intégration. Vous communiquerez alors avec le service à la clientèle, qui vous offrira également un accueil chaleureux et une assistance de qualité!
Contactez un membre de l'équipe Amilia pour plus d'informations
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